Важно и срочно: секреты тайм-менеджмента

тайм менеджмент
Большинство из нас редко задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них свои силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую привязку ко времени — работа в офисе, занятия в учебном заведении или заранее спланированный досуг, и дела, время исполнения которых зависят целиком от нас. Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, постоянное пребывание в ситуации цейтнота, ощущение хронического недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате — гора несделанного и непрекращающийся стресс. Страдают работа, личная жизнь, и при этом мы с ужасом сознаем, что время уходит впустую. Единственный способ решения подобной проблемы – регулярный тайм-менеджмент.

Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Вы сможете контролировать его путем принятия решений о том, чем хотите его заполнить и когда станете заниматься тем или иным делом. Речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускающем ни отклонений от установленного графика, ни импровизаций, но об обретении способности успешно справляться с тем, что является для Вас действительно важным. Отказавшись от необязательных или бесполезных действий, Вы высвободите больше времени на то, что Вам действительно нужно, будь то в работе, дома или в сфере досуга.

Вероятно, Вам хорошо знакомо состояние, когда голова идет кругом от количества того, что необходимо втиснуть в рамки дня. Вы спешите сделать работу, но ее становится все больше и больше. Вы мечетесь, беретесь за десятки дел разом, и времени ни на что не хватает. Вы чувствуете, что успеваете только реагировать на обращения к вам окружающих и телефонные звонки. Ни о каком контроле над течением жизни и речи не идет. Как следствие — нервные срывы, усталость, пессимизм. Знаете ли Вы, что согласно знаменитому «принципу Пареттто», 80% работы выполняются Вами за каких-то 20% рабочего времени, что 20% работы обеспечивают 80% конечного результата? Лично для Вас этот факт означает, что только 20% времени тратится вами на действительно производительный труд, а остальные 80% уходят на маловажные и совсем необязательные дела.

Важно и срочно
Решения по поводу использования времени Вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов. Рассмотрите каждый вид деятельности по следующим пунктам:
1. Важно и срочно
2. Важно, но не срочно
3. Не важно, но срочно
4. Не важно и не срочно
По итогам классификации определяйте приоритетность любой работы, а, следовательно, и Ваше к ней отношение. Если работа является важной и срочной, ей необходимо отдавать безусловный приоритет и выполнять незамедлительно. Задача может быть важной, но не требующей немедленных действий — если связана, к примеру, с долгосрочным проектом. В этом случае Вы составляете протяженный во времени график ее выполнения, ориентируясь на установленный срок завершения проекта. Когда работа срочная, но не слишком важная, как, например, рассылка коллегам уведомления о предстоящем собрании за сутки до его проведения, можно поручить ее кому-то из персонала или отвести время после первоочередных дел. Помните, что если кто-то поручает Вам работу и говорит о ее срочности, то это его оценка приоритетности. Наконец, если работа не важная и не срочная, стоит ли ее вообще делать? 😉

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *